Dari Sebuah Catatan Untuk Berbagi Dan Mencoba Dalam Mengetahui Suatu Arti Dan Makna Yang Di Cari Di Info Dan Pengertian Para Ahli

Pengertian Job Description Menurut Para Ahli

Pengertian Job Description Menurut Para Ahli
Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.

Manfaat dan Tujuan Job Description
Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah: 
  • Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya. 
  • Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi: Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training. 
Untuk setiap posisi dalam perusahaan, ilmusdm.wordpress.com, job description juga memberikan manfaat, di antaranya: 
  • Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan 
  • Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal. 
  • Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi 
  • Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan 
  • Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan 
  • Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll) 
  • Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi. 
  • Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan 
  • Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi. 
Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah karena: 
  • Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur 
  • Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : ”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar “ 
  • Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada penyusunan job description yang baku dan benar 
Elemen-elemen Job Description
Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description, yaitu:

a. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan)
Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten dengan posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang secara akurat mengidentifikasi pekerjaan untuk:
1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri
2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan
3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi

Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan (dibebaskan/non dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang menulis deskripsi pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui deskripsi.

b. Job Objective (Tujuan Pekerjaan)
Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada - yaitu, tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus menggambarkan esensi dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata.

c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)
Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat, kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling, tugas dan tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari tujuan strategis bisnis organisasi. Namun demikian, banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara terpisah (atau tidak sama sekali).

Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas dari pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan tanggung jawab adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau substandar kinerja akan secara signifikan mempengaruhi hasil yang dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, khususnya, cenderung untuk memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif.

d. Relationships (Hubungan)
Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya, posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dan penting di luar organisasi?

e. Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)
Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan, keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dengan berhasil?

f. Problem Solving (Pemecahan Masalah)
Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana pemecahan masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi sederhana, rutin dan berulang atau solusi kompleks, bervariasi dan kreatif? Apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak ada persaingan atau bahkan banyak persaingan).

g. Accountability (Akuntabilitas)
Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawaban-kemampuan untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan.

h. Authority (Kewenangan)
Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku untuk otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu pada atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?

i. Special Circumstances (Keadaan Khusus)
Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu dilakukan (misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).

j. Performance Standards (Standar Kinerja)
Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dan (b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja.

k. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi)
Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan serikat yang diperlukan.

l. Licenses (Lisensi)
Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan (misalnya, licenseto praktek psikologi atau pengobatan).

Pedoman Uraian Pekerjaan
Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh penggunaan dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis deskripsi pekerjaan yang efektif:
a. Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis
b. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas
c. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan
d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai objektivitas yang lebih besar dan kejelasan
e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas
f. Menggunakan terminologi yang tersatandar
g. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on Google+

Related : Pengertian Job Description Menurut Para Ahli

0 komentar:

Poskan Komentar